Hur Man Skriver Ett Brev För Alla Tillfällen

2024 Författare: Francis Oldridge | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-16 20:43

Borta är de dagar då brevskrivning var det bästa sättet att kommunicera mellan affärspartners, familj, vänner och stjärnkorsade älskare. Snigelpost kanske till stor del hör till det förflutna men titta runt på din moderna livsstil så ser du att konsten i det skrivna ordet är långt ifrån död. Chansen är att du tillbringar en stor del av både ditt personliga och professionella liv för att kommunicera vitext eller e-post, och det finns fortfarande scenarier som kräver det gammaldags formaterade brevet (även om du är mer benägna att skicka det till hela världen än du är att slå på stämpeln på den). Kommunikation är avgörande för varje interaktion och att veta hur man slår rätt ton i skriftlig korrespondens är en viktig färdighet oavsett om du skriver kärleksbrev eller avskedsbrev. För att hjälpa dig att hålla dig på rätt spår har vi sammanställt den här guiden om hur du skriver brev för alla situationer.

Definiera ditt syfte och publik

Innan du kan lägga pennan på papper - eller snarare fingertopparna på tangentbordet - ta dig tid att tänka på exakt vad det är du vill uppnå med ditt brev. Du skulle inte prata med din chef på samma sätt som du skulle prata med din betydande andra, så du borde inte skriva till dem heller. Samla dina tankar innan du börjar skriva genom att ställa dig själv några enkla frågor:

Vem skriver jag till?

Känner du personen du skriver till eller kommer det att bli din första kommunikation med dem? Hur vi kommunicerar med varandra förändras naturligt ju mer bekant vi blir, så se till att du bedömer ditt förhållande till personen du skriver till innan du börjar. Detta hjälper dig att undvika att verka för avslappnad eller för kort för situationen.

Vad försöker jag åstadkomma?

Följer du upp jobbintervju eller skriver semesterbrev till din familj? Precis som ditt förhållande till mottagaren av ditt brev har betydelse, så spelar det sammanhang där du skriver det. Du bör alltid vara säker på att behålla professionell kommunikation just det - professionellt - även om du har vänskap med den kollega eller affärsassistent du skriver till. Tänk på professionell kommunikation som en del av din övergripande professionella profil. Du vill inte ha lat, grov eller alltför avslappnad e-post till din kompis i redovisningsavdelningen på din LinkedIn-profil, så du borde inte heller vilja ha den i din utkorg. Motsatsen är också sant; om du skriver tackbrev till din söta lilla gam-gam är det sista du vill göra att låta som om du håller affärsmöte. Tänk på ditt mål när du skriver ditt brev och placerar dig själv i mottagarens skor.

Har jag all information jag behöver för att kommunicera?

Detta är särskilt viktigt i affärskommunikation. De flesta av oss har varit i den mottagande änden av en lång rad uppföljningar av e-post eftersom avsändaren inte hade alla fakta i ordning innan de träffade skicka. Var inte killen som skickar fem e-postmeddelanden när en skulle göra det. Den här typen av oorganiserad e-etikett med strömmedvetenhet kommer i bästa fall som irriterande och i värsta fall helt enkelt förvirrande och oprofessionellt. Om du har mycket viktig information att komma över skriftligt, anteckna en punktlista över allt du behöver förmedla så att du kan se till att du har täckt allt innan du skickar.

Hitta tid för formatering

Formatering är avgörande i formell kommunikation, både för att presentera dig professionellt och för att förmedla information logiskt. Vi tenderar att arbeta i snabbare takt när vi kommunicerar med företag, organisationer eller kollegor eftersom den här kommunikationen sker under begränsade timmar. Så det är viktigt att du kommer snabbt och tydligt framåt - vilket är mycket lättare att göra med formatering.

Hur man skriver professionellt brev

Personligt brev; Uppsägnings brev; Referensbrev; Rekommendationsbrev, intresse eller avsikt etc

Du känner antagligen till den formella formella brevlayouten, även om du inte själv har skrivit en. De flesta företag och organisationer följer detta format eftersom det är lätt att känna igen och skanna. Formella brevmallar finns allmänt tillgängliga och ingår i de flesta ordbehandlingsprogram. Du kan också välja att skapa din egen från grunden eller anpassa brevmallen för upprepad användning. Här är några viktiga saker att tänka på när det gäller att skriva och formatera formella brev:

1. Använd titlar. Om du skickar ett internt e-postmeddelande till medarbetare eller teammedlem är det troligtvis bra att adressera dem med deras förnamn, men när du kommunicerar med företag, organisation eller professionell kontakt utanför eller högre upp i ditt företag, du bör aldrig adressera dem endast med deras förnamn.

2. Undvik informella hälsningar. Börja ditt brev med "Kära …" (använd inte "Hej", "Hej" eller någon liknande hälsning) och adressera mottagaren med deras titel och antingen deras fullständiga namn eller efternamn (till exempel: "Kära Mr. John Smith,”eller” Kära Dr. Johnson”). Om du inte redan har kontakt med den organisation du skriver till, kolla in webbplatsen för att se om du kan hitta den relevanta personens namn och titel. Om du inte hittar en individs namn, adressera det till lämplig avdelning eller grupp (dvs. "Dear The Manual Staff" eller "Dear Editorial Team"). Om du absolut inte kan avgöra vilken person eller avdelning du vill adressera, kan du använda "Till vem det kan oroa sig", men var medveten om att detta sannolikt innebär att ditt brev måste ledas till rätt personer när det kommer, vilket kan resultera i försenat svar.

3. Inkludera datumet. Om ditt brev kommer att ingå i ett e-postmeddelande kommer din e-postklient att stämpla det med datum och tid, men om du skickar ditt brev som en bilaga eller via e-post, inklusive datumet högst upp hjälper det dig båda och mottagaren håller reda på rätt tid för uppföljning.

4. Gör det enkelt att kontakta dig. Se till att du anger ditt namn (första och sista, inklusive din önskade titel) och din kontaktinformation. Om du skickar fysiska brev eller digital kopia av formaterat brev ska du ange din adress och ditt telefonnummer högst upp så att det är direkt tillgängligt för mottagaren. När du skickar e-postmeddelanden kanske du tycker att din e-postadress i fältet "Från" är tillräcklig, men sanningen är att du inte vet hur mottagaren kanske föredrar att följa upp dig. Skapa professionell e-postsignatur som innehåller ditt telefonnummer, adress och alla relevanta sociala nätverksprofiler där du är bekväm att bli kontaktad.

5. Använd formellt språk. Utöver det uppenbara utelämnandet av expletives eller alltför avslappnat språk betyder detta också att inte använda sammandragningar (dvs. "Jag kommer inte att vara på detta kvartals möte" i motsats till "Jag kommer inte att vara där").

6. Begrava inte lede. Professionell kommunikation kräver effektivitet, så se till att du kommer till huvudpunkten i ditt brev så snabbt som möjligt. Det är bättre att ditt brev är kortfattat halvt än att försöka sträcka ut det till hel sida med fyllmedel.

7. Korrekturläsning och korrekturläsning igen. Program som Microsoft Word har inbyggda stavnings- och grammatikcheckar, och det ska alltid vara ditt första pass vid korrekturläsning. Ofta kommer de även att erbjuda förslag för att göra ditt brev mer kortfattat och direkt, vilket är enorm hjälp när man skriver formellt brev. Det finns också onlineverktyg som Grammarly som kan hjälpa dig med din första korrekturläsning. Stanna inte vid en passering genom stavningskontroll, dock; Du bör också läsa ditt brev i sin helhet för att kontrollera om det finns fel. Proffstips: Läs ditt brev högt för dig själv eller för att läsa det bakåt (från det sista ordet till det första) för att hjälpa dig fånga stavfel eller konstig formulering. Om det är något som är väldigt viktigt, ta också en andra uppsättning ögon.

8. Var snäll men professionell. Du vill verkligen inte avsluta ett brev till klienten med hjärtligt "Love ya!" men det betyder inte att du behöver vara kall och steril. Avsluta ditt brev med närmare (känt i ord-nördkretsar som valediction) som "vänliga hälsningar", "tack för din tid", "respektfullt din" eller "bästa önskningar" för att ge värme till brevet utan att korsa några linjer.

9. Skriv in den. I dagens värld finns det ingen väg runt det: Om du hand skriver ett formellt affärsbrev kommer du att se oprofessionellt ut. Det är också snyggt att skriva ut kuvertet istället för att adressera det.

10. Motstå lusten att bli kreativ. Försök inte att jazz upp ditt brev med galna färger eller snygga teckensnitt. Vi är mycket glada över att du känner dig konstnärlig, men professionell korrespondens är vanligtvis inte tiden eller platsen. Håll dig till standarderna, som Times New Roman och vanligt gammalt svartvitt.

Hur man skriver personligt brev

Kärleksbrev, tackbrev, ursäkta brev etc

Personliga brev är där du kan sträcka vingarna lite och få dessa kreativa juicer att flyta. Även om speciella detaljer sannolikt kommer att uppskattas i personliga brev, finns det fortfarande några riktlinjer du bör komma ihåg.

1. Var inte för kort. Du vill inte vandra oändligt på tre sidor innan du kommer in i hjärtat av ditt meddelande, men det är trevligt att inkludera avslappnad konversation i personligt brev för att visa mottagaren att du tog lite extra tid för att ansluta till dem. Om du inte har pratat med mottagaren en stund, fyll i dem i ditt liv och fråga dem om deras. Om du tackar dem för något, ta några extrlinjer för att redogöra för vad det betydde för dig. Beroende på sammanhanget kan det till och med vara bra att injicera lite humor i brevet.

2. Använd avslappnad hälsning. Precis som det är konstigt att starta brev till din chef med "Yo Ted", är det lika konstigt att starta brev till din mamma med "Dear Mrs. Carol Jackson." Det är helt lämpligt att adressera mottagaren av personliga brev med deras förnamn - eller till och med smeknamn om du är särskilt nära - och börja med en mer avslappnad hälsning som "Hej" istället för "Kära" som du bör använda i professionell kommunikation.

3. Omfamla kreativiteten utan att offra läsbarheten. De funky teckensnitt och höga färgpaletter som du inte kunde använda i ditt senaste affärsbrev kan hitta hem i dina personliga brev. Även om du inte vill gå så långt som att förvandla ditt brev till en kryptisk virvel av mikroskopiskt manus och ögonbelastande färger, är det helt bra att skaka av dig din professionella person och ha mer kul. Om du skickar brevvisionsmailen är det en fin touch att skriva det på det gammaldags sättet, förutsatt att din handskrift inte har blivit sliten till en ojämn kycklingskrapa av förekomsten av teknik.

I tiden när det verkar som om alla skulle föredra att skicka treords text över alla utökade meddelanden kan utkast till brev kännas skrämmande eller till och med skrämmande. Men om du följer dessa riktlinjer kommer din brevskrivning att vara på plats för alla situationer.